De mythe van Cloud back-up

De mythe van Cloud back-up

Stel je eens voor. Je neemt plaats achter je bureau, opent je laptop en je ziet helemaal niets. Je vakantiefoto’s zijn verdwenen, gemaakte afspraken zijn onbekend en alle bestanden, waaronder offertes, facturen en projectvoorstellen zijn in rook opgegaan. De mappen zijn leeg. Hoe voelt dit?

Gelukkig kan je dit niet gebeuren, want je werkt in de Cloud. Dan is er immers altijd een goede back-up geregeld door de Software as a Service (SaaS leverancier). Of niet?

Er is toch altijd ergens een back-up?

In het verleden hadden bedrijven nog eigen datacenters en werd de back-up altijd door de interne IT afdeling uitgevoerd. Daarom denken veel ondernemers dat de back-up bij Cloud omgevingen gewoon net zo goed geregeld is als vroeger. Je voelt waarschijnlijk wel aankomen dat de mythe van Cloud back-up betekent dat dit niet zo is.

Bij de meeste Cloud diensten zijn de back-ups al na 30 dagen weg en soms worden bestanden al na één dag verwijderd omdat de retentietijd, de tijd dat iets bewaard wordt, bewust of onbewust naar één dag gezet is. Ook weten veel mensen niet dat OneDrive mappen in de Cloud constant gesynchroniseerd worden. Als er per ongeluk iets online wordt verwijderd verdwijnt het ook voor altijd van de lokale harde schijf.

Daarnaast zijn er andere voorbeelden hoe belangrijke data, juist door digitalisering en anders samenwerken, toch plotseling kan verdwijnen. Dit zijn er drie:

Voorbeeld 1: Per ongeluk verwijderde bestanden

Zie dit maar als de keerzijde van het online kunnen samenwerken in de Cloud. Het betekent namelijk ook dat jouw collega ineens een fatale ‘delete’ kan uitvoeren. Als je bijvoorbeeld met een projectteam de documenten opslaat in Microsoft SharePoint dan is het goed te weten dat alles wat in de prullenbak belandt in korte tijd compleet verdwenen is.

Voorbeeld 2: De boze ex-collega

Helaas komt het voor. Medewerkers die uit dienst (moeten) treden die de data op een externe drager het pand mee uitnemen. Van tevoren zijn alle bestanden gewist, waardoor in de back-up de data ook verdwenen is. Belangrijk is dus dat er teruggegaan kan worden naar eerdere back-up data en accounts per direct geblokkeerd kunnen worden.

Voorbeeld 3: Cyberaanvallen en ransomware Met de schrikbarende toename van het aantal cyberaanvallen en ransomware wordt het hebben van een goede back-up belangrijker dan ooit. Ben je hier nog niet van overtuigd, lees dan vooral dit alleszeggende artikel. De kans dat je je laptop opent en helemaal niets meer kunt doen, neemt helaas toe. Dat komt onder andere omdat steeds meer apparaten online geconnecteerd worden, denk aan IoT*. Daardoor kunnen computers en netwerken vanuit onverwachte hoeken platgelegd worden.

*IoT, the Internet of Things, is de ontwikkeling waarbij steeds meer apparaten met het netwerk verbonden worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan koelkasten die zelf bestellen als er iets leeg is, de app die je op de smartphone gebruikt om de verwarming aan te zetten of de lift die tegen je praat omdat er een storing gesignaleerd is door een sensor. Deze intelligente lift heeft zelf al de servicemonteur geïnformeerd. Het toenemende gevaar is dat hackers dus op meerdere en onverwachte manieren toegang tot het netwerk kunnen krijgen. De film I.T. uit 2016, waarin de bekende acteur Pierre Brosnan speelt, laat dit op overtuigende wijze zien.

Samen een goed back-up plan maken?

Deze blog is niet om bang te maken, wel om je bewust te maken. In een goed back-up plan wordt onder andere vastgesteld welke documenten of omgevingen de allergrootste bescherming verdienen. Wat zijn bijvoorbeeld jouw kroonjuwelen die nooit in handen van iemand anders mogen vallen? Daarnaast bepalen we hoe lang en vooral ook waar je jouw data wilt bewaren. Ook denken we graag mee in het opstellen van procedures als medewerkers in dienst komen of uit dienst gaan.

Een back-up procedure is niet iets wat vanzelfsprekend is, maar moet regelmatig gecontroleerd worden. Met als doel de continuïteit van werken en samenwerken te garanderen. Dat wordt gerealiseerd door nieuwe back-ups tools, o.a. van Microsoft, te toetsen aan de praktijk en te gebruiken tegen interne en externe fouten of aanvallen.

Meer weten?

Klik hier en we maken je met een goed back-up plan een stuk digitaal veiliger.