“Nee, nu even niet!” Soms denk je het en soms zeg je het. Bijvoorbeeld als je gestoord wordt door een collega terwijl je net intensief aan het nadenken bent. Het uitspreken op zich is al prima. Het kan maar duidelijk zijn, alleen zal niet iedereen van nature zo reageren. Dit is daarom wat je nog meer kunt doen om extra tijd uit je dag te halen, waardoor je minder gestoord wordt.
Tip 1: Werk met vaste tekstblokken en templates
Elk bedrijf kent van die standaardwerkzaamheden, zoals het maken van een offerte, het beschrijven van een implementatie of het maken van een klantpresentatie. Toch komt het vaak genoeg voor dat medewerkers opnieuw het wiel gaan uitvinden. Werk dus met vaste templates en vaste tekstblokken, want dat is beter dan teksten uit eerdere offertes hergebruiken. Soms blijven er dan per ongeluk delen instaan die bestemd waren voor de andere klant.
Tip 2: “Overdrijven geeft ruimte”
Deze tip heeft wat meer met psychologie te maken. Als je weet dat je ergens 6 weken voor nodig hebt, maar je plant 7 weken in, geeft dat op voorhand meer rust in je hoofd dan andersom. Hoe strakker je plant hoe minder ruimte er namelijk overblijft. Het is je vast weleens overkomen dat achteraf bleek dat je meer tijd nodig had. Iets opleveren in minder tijd dan gepland geeft overigens ook veel blijere gezichten.
Tip 3: Denk na over kleine dingen die grote impact hebben
Probeer eens iets te bedenken wat je telkens in de weg zit. Los dat probleem nu eens en voor altijd op, bijvoorbeeld door het aan een collega te geven of uit te besteden. Vaak zijn het dingen die je denkt te moeten doen, maar niet bij jou als persoon passen. Geef het weg aan iemand die het wel leuk vindt. “Zo, dat geeft ruimte!”.
Tip 4: Tijdsdruk en stress zit vaak tussen je oren
Het is onzinnig om je bijvoorbeeld urenlang druk te maken over een presentatie van slechts vijf minuten. De realiteit is dat je met jouw kennis en expertise al voldoende boeiend zult zijn voor je publiek. Geef je tijd dus uit naar belangrijkheid en vraag je ook achteraf weleens af of al die drukte niet onnodig was.
Tip 5: “Leer in het verkeer”
Natuurlijk moet je ook op de weg letten, maar als je in de file staat of in de trein zit is dat best een goed moment om bijvoorbeeld een audiocursus te volgen. Of de voorbereiding te doen, die ik in tip 4 beschreven heb, waarvan je vindt dat die toch nodig is. Gebruik dus de tijd effectief die je plotseling ten deel kan vallen.
Tip 5: Pas op voor gewoonten
Wat is beter? Je dag opstarten met e-mail of gelijk de dingen gaan doen die je de avond daarvoor bedacht had? Vaak vertonen mensen een bepaald aangeleerd gedrag, zonder zich er bewust van te zijn. Nu hopelijk wel. Als je namelijk doet wat je vooraf van plan was, dan ben je eerder thuis. Probeer maar.
Tip 6: Wees kleurrijk!
Tijd overhouden heeft vooral ook met overzicht te maken. Maak daarom voor jezelf eens kleurcodes in je agenda van de diverse terugkerende items, zoals tijd om klanten te bellen, vergadertijd, salestijd of koffiebreak.
Tip 7: Plan ‘vragenvuur’ momenten in
In plaats van “Nu even niet!” kan je ook omdenken; “Nu even wel!” is het moment waarop medewerkers de tijd krijgen om zo veel mogelijk vragen aan je te stellen waar ze een antwoord op moeten krijgen. Het voordeel? Alle tussentijdse vragen waar je door wordt afgeleid verdwijnen. Doen!
Tip 8: Ga vaker op ‘uit’ om voor een klant volledig ‘aan’ te gaan
Is er echt iets wat belangrijk en dringend is. Pak het gelijk aan! Wil je daarbij niet worden afgeleid zet dan de smartphone maar tijdelijk uit om razendsnel datgene te doen wat nodig is. Aan een collega kan je achteraf je excuus maken, aan een klant niet.
Tip 9: Maak onderling goede afspraken over klantcontact
Tijd zoveel mogelijk besteden aan klanten is het meest waardevol, maar wie neemt de telefoon op als er iemand weg is en hoe snel wordt een klant teruggebeld? Door klantvragen direct op te lossen scheelt je dat achteraf veel tijd. Heeft de klant geen tijd voor jou aan de telefoon? Probeer dan te ontdekken waar hij wel bereikbaar is, bijvoorbeeld via WhatsApp of LinkedIn. “De computer kan meer werk doen in minder tijd dan de mens, omdat hij niet aan de telefoon hoeft te komen” las ik laatst op een tegeltje….
Danny Dikstaal